Sertifikasi cGMP atau Pelatihan Auditor Internal: Mana yang Lebih Dulu?
Sertifikasi cGMP atau pelatihan auditor internal menjawab pertanyaan yang berbeda. Sertifikasi memberi tahu pihak luar bahwa organisasi Anda dinilai secara independen. Pelatihan auditor internal memberi orang-orang Anda kemampuan memeriksa sistem itu di antara penilaian. Sebagian besar pabrik akhirnya memerlukan keduanya, dan urutannya sepenuhnya bergantung pada alasan Anda bertanya.
- Penawaran tertulis sebelum pekerjaan dimulai
- Sertifikasi dan pelatihan dibahas dalam satu percakapan
- Terpisah dari setiap jalur perizinan, bukan penggantinya
- Sertifikasi diberikan di bawah akreditasi UQAS yang dimiliki IAS
Urutan yang keliru membuang biaya dengan cara yang khas dan sebenarnya mudah dihindari. Sepuluh menit untuk memutuskan antara sertifikasi cGMP atau pelatihan auditor internal sepadan sebelum mengeluarkan apa pun.
Belum yakin mana yang Anda butuhkan? Jelaskan siapa yang meminta dan mengapa — hubungi IAS Indonesia.
Ringkasnya
- Pelanggan meminta bukti: sertifikasi lebih dulu.
- Sudah memegang sertifikat: pelatihan, dan sebaiknya segera.
- Membangun sistem dari nol: pelatihan dulu, lalu sertifikasi.
- Audit pengawasan terus menemukan temuan: pelatihan.
- Belum ada yang meminta: pelatihan, karena lebih murah dan memperbaiki sistemnya.
Sertifikasi cGMP atau pelatihan auditor internal: apa yang Anda peroleh
| Sertifikasi | Pelatihan auditor internal | |
|---|---|---|
| Objeknya | Organisasi, lokasi, dan ruang lingkupnya | Individu karyawan |
| Siapa yang bekerja | Lembaga sertifikasi independen | Orang Anda sendiri, setelahnya |
| Hasil akhirnya | Sertifikat yang menyebut skema dan ruang lingkup | Auditor terlatih dan catatan pelatihan |
| Siapa yang diyakinkan | Pelanggan, tender, rantai pasok | Tidak seorang pun di luar perusahaan |
| Efeknya pada sistem | Mengujinya sekali, lalu berkala | Mengujinya terus-menerus |
| Bila tidak ada | Pembeli bertanya lebih keras | Sistem melenceng tanpa terlihat |
Baca dua baris terakhir bersamaan dan hubungannya menjadi jelas. Sertifikasi menghasilkan dokumennya. Pelatihan menghasilkan hal yang seharusnya dijelaskan oleh dokumen itu.
Empat situasi dan jawabannya
“Pelanggan meminta sertifikat.”
Sertifikasi lebih dulu, dan mulailah percakapannya sekarang, karena jadwalnya tidak sepenuhnya di tangan Anda. Latih orang secara paralel — pabrik dengan auditor terlatih menemukan celahnya sendiri sebelum penilaian dan menghabiskan waktu lebih sedikit pada tahap tindakan perbaikan.
“Kami sudah bersertifikat dan audit pengawasan selalu menemukan sesuatu.”
Pelatihan, dan inilah pengeluaran dengan hasil terbaik yang tersedia. Setiap temuan yang diangkat auditor eksternal adalah temuan yang bisa ditemukan orang Anda sendiri, berbulan-bulan lebih awal, tanpa biaya eksternal.
“Kami membangun sistem mutu dari nol.”
Pelatihan dulu. Orang yang paham apa yang dicari seorang auditor menulis prosedur yang lebih baik, merancang catatan yang lebih baik, dan membangun sistem yang memang bisa dinilai.
“Belum ada yang meminta, tetapi kami ingin membenahi.”
Pelatihan, tanpa ragu. Lebih murah, memperbaiki sistemnya alih-alih mendeskripsikannya, dan bila sertifikasi diperlukan nanti posisi Anda jauh lebih siap.
Kesalahan yang mahal
Bersertifikat tanpa membangun kemampuan internal apa pun.
Ini paling sering terjadi ketika sertifikat dibeli untuk memuaskan satu pelanggan dan diperlakukan sebagai pembelian, bukan komitmen. Sertifikat datang, tekanan mereda, tidak ada yang berubah di dalam, dan dua belas bulan kemudian kunjungan pengawasan menemukan setahun penyimpangan yang menumpuk.
Polanya berulang setiap siklus. Setiap kali, temuan ditutup di bawah tekanan waktu, dengan biaya internal yang lebih tinggi daripada bila ditemukan sendiri. Pabrik yang terjebak pola ini sering menyimpulkan bahwa sertifikasi itu merepotkan — padahal yang merepotkan adalah memegang sertifikat tanpa program yang merawatnya.
Sudah bersertifikat tetapi pengawasan terasa berat? Itu pertanyaan pelatihan, bukan pertanyaan sertifikasi — minta penawaran.
Yang sebenarnya ditanyakan produsen di Indonesia
Pertanyaannya datang dalam bentuk tertentu di sini, dan itu perlu disebut.
Produsen Indonesia umumnya sudah mengurus perizinan yang diwajibkan untuk kategori produknya, dan itu urusan yang sama sekali terpisah. Yang mereka tanyakan adalah bukti komersial — apakah sebuah sertifikat akan memuaskan pelanggan, peritel, distributor, atau mitra ekspor yang tidak bisa datang menginspeksi pabrik.
Kerangka itu mengarah ke sertifikasi bila ada permintaan konkret, dan ke pelatihan bila motifnya perbaikan internal. Uji praktisnya sederhana: adakah pihak di luar perusahaan yang benar-benar meminta sesuatu secara tertulis?
Melakukan keduanya, dengan urutan yang benar
Bila keduanya diperlukan — dan itu lazim — urutan yang efisien adalah:
- Tetapkan ruang lingkup sertifikasi, sehingga kerangka dan kriterianya diketahui.
- Latih dua atau tiga auditor internal terhadap kerangka itu.
- Jalankan audit internal dan tutup apa yang ditemukan.
- Baru kemudian jalani penilaian eksternal.
Pabrik yang mengikuti urutan itu secara konsisten melaporkan tahap tindakan perbaikan yang lebih pendek, karena temuan yang jelas sudah diangkat dan ditutup sebelum siapa pun dari luar datang.
Urutan sebaliknya — bersertifikat dulu, lalu berlatih karena pengawasan terasa berat — sampai ke tempat yang sama setelah membayar untuk pelajarannya. Pelatihan auditor internal cGMP mengajarkan metodenya, dengan jalur mandiri melalui pelatihan auditor internal cGMP daring dan dasar bagi karyawan lain melalui kursus dasar cGMP.
Berapa orang yang perlu dilatih
Cukup agar setiap area dapat diaudit oleh seseorang yang independen darinya. Untuk kebanyakan pabrik di Indonesia itu berarti tiga sampai lima orang dari fungsi berbeda.
Melatih satu orang menciptakan titik buta permanen tepat di tempat tanggung jawab orang itu berada, dan menghentikan program sepenuhnya ketika ia keluar. Melatih tiga orang menambah biaya sedikit saja dan menghilangkan kedua masalah tersebut.
Bila jadwal shift menjadi kendala
Kendala terbesar bagi kebanyakan pabrik di sini bukan biaya, melainkan melepaskan orang pada waktu yang sama.
Tiga jalur tersedia dan bisa dikombinasikan. Pelatihan di lokasi melatih satu kelompok bersama menggunakan dokumen dan contoh Anda sendiri. Pelatihan daring langsung menghapus perjalanan dan cocok untuk orang yang tersebar di beberapa lokasi. Belajar mandiri memungkinkan setiap orang maju sesuai jadwal shiftnya. IAS juga menerbitkan jadwal pelatihan bagi kelompok yang memerlukan sesi terjadwal.
Banyak pabrik memakai ketiganya: di lokasi untuk kelompok auditor, mandiri untuk karyawan yang lebih luas, dan pengarahan internal singkat untuk pelatihan ulang setelah revisi dokumen.
Dua produsen, dua jawaban berbeda
Produsen makanan olahan yang memasok jaringan ritel nasional. Program pemasok ritel itu meminta bukti independen, tertulis, sebelum siklus pembelian berikutnya. Tidak ada dokumen internal yang bisa memuaskannya, karena inti permintaannya justru bahwa bukti itu tidak berasal dari pemasok sendiri. Sertifikasi lebih dulu, dengan dua orang dilatih secara paralel agar pabrik menemukan celahnya sebelum penilaian, bukan selama tahap tindakan perbaikan.
Produsen bahan kimia khusus tanpa permintaan pelanggan apa pun. Manajemen ingin membenahi operasi setelah sebuah insiden nyaris kuartal lalu memakan tiga hari untuk dijelaskan. Tidak ada pihak luar yang meminta apa pun. Pelatihan lebih dulu, tanpa keraguan — biayanya sebagian kecil dari sertifikasi, langsung mengenai masalah sebenarnya, dan bila tahun depan ada pelanggan yang bertanya, posisi mereka jauh lebih siap untuk merespons cepat.
Kedua perusahaan berukuran serupa dan sama-sama akan diuntungkan oleh kedua layanan. Yang membedakan hanyalah siapa yang bertanya, dan satu pertanyaan itu menentukan urutannya di hampir semua kasus.
Pertanyaan yang layak diajukan sebelum memutuskan
Lima pertanyaan, dan jawabannya biasanya membuat keputusan menjadi jelas.
- Untuk sertifikasi: apa yang tercakup dalam penawaran, seperti apa siklus penuhnya, dan bagaimana pola audit pengawasannya?
- Untuk sertifikasi: siapa yang menetapkan ruang lingkup, dan apakah akan dituangkan tertulis sebelum pekerjaan dimulai?
- Untuk pelatihan: apakah metode audit yang diajarkan sama dengan kriteria yang dipakai menilai pabrik Anda?
- Untuk pelatihan: bisakah orang dilatih tanpa harus dilepaskan semuanya pada hari yang sama?
- Untuk keduanya: apa yang terjadi bila usaha berubah — lini baru, lokasi baru, keluarga produk baru?
Penyedia yang tidak bisa menjawab dua pertanyaan pertama secara tertulis sudah memberi tahu Anda sesuatu yang berguna.
Perbandingan biaya dan waktu
| Sertifikasi | Pelatihan auditor internal | |
|---|---|---|
| Biaya relatif | Lebih besar, dihitung dari hari penilaian | Sebagian kecil darinya |
| Waktu sampai ada hasil | Bergantung ruang lingkup dan kesiapan dokumen | Beberapa minggu |
| Kendali atas jadwal | Sebagian di luar Anda | Sepenuhnya di tangan Anda |
| Komitmen berlanjut | Seluruh siklus, termasuk pengawasan | Pelatihan ulang saat prosedur berubah |
| Yang dilihat pembeli | Sertifikat dengan ruang lingkupnya | Tidak terlihat oleh pembeli |
| Efek jangka panjang | Membuka pintu komersial | Menurunkan biaya setiap siklus berikutnya |
Baris terakhir menjelaskan mengapa banyak pabrik akhirnya membeli keduanya. Sertifikasi membuka pintu; pelatihanlah yang membuat biaya menjaganya tetap wajar dari tahun ke tahun.
Yang tidak bisa digantikan satu sama lain
Ada dua kekeliruan yang muncul berulang, dan keduanya mahal dengan caranya masing-masing.
Kekeliruan pertama adalah menganggap catatan pelatihan cukup untuk menjawab permintaan pembeli. Tidak cukup. Catatan pelatihan menyatakan kemampuan seorang individu; pembeli menanyakan sesuatu tentang organisasi, dan hanya penilaian pihak ketiga yang menjawabnya. Intinya justru bahwa bukti itu tidak boleh berasal dari Anda sendiri.
Kekeliruan kedua adalah menganggap sertifikat cukup untuk menjaga sistem tetap benar. Juga tidak. Sertifikat menyatakan bahwa sebuah sistem pernah dinilai pada satu titik waktu. Di antara penilaian, satu-satunya yang menjaga sistem tetap sesuai kenyataan adalah orang di dalam perusahaan yang mampu memeriksanya secara berkala.
Karena itu pertanyaannya bukan yang mana yang lebih baik, melainkan yang mana yang lebih mendesak bagi Anda hari ini.
Definisi singkat
- Sertifikasi: penilaian independen terhadap organisasi menurut skema tertentu.
- Pelatihan auditor internal: mengajari individu mengaudit sistem tempat mereka bekerja.
- Pelatihan dasar: pembekalan bagi orang yang bekerja di dalam sistem, bukan mengauditnya.
- Independensi auditor: tidak mengaudit fungsi yang menjadi tanggung jawab Anda.
- Tahap tindakan perbaikan: periode setelah penilaian untuk menutup temuan.
- Penyimpangan: jarak antara yang didokumentasikan dan yang dikerjakan.
- Catatan pelatihan: bukti apa yang dilatihkan kepada seseorang, dan kapan.
- Audit pengawasan: pemeriksaan eksternal berkala di antara penilaian penuh.
Mengapa produsen Indonesia bekerja dengan IAS
- Kedua layanan dibahas dalam satu percakapan, sehingga urutannya diputuskan berdasarkan bukti, bukan tebakan.
- Metode audit yang diajarkan sama dengan kriteria yang dipakai menilai pabrik Anda.
- Penawaran tertulis diterbitkan sebelum pekerjaan apa pun dimulai.
- Pelatihan tersedia di lokasi, daring langsung, atau mandiri, yang cocok untuk operasi bershift.
- Terbuka untuk pangan, kosmetik, suplemen, kemasan, kimia, dan produksi maklon.
Pembagian tugasnya cukup dinyatakan sekali: IAS menilai sistem dan melatih orang. Perizinan usaha dan pendaftaran produk adalah keputusan otoritas yang berwenang, mengikuti prosedurnya sendiri, dan tidak ada sertifikat yang menggantikannya.
Tahapan penilaiannya diuraikan di proses sertifikasi, dasar penerbitan sertifikatnya dijelaskan di akreditasi IAS, dan pertanyaan yang paling sering muncul dijawab di pertanyaan yang sering diajukan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Pelanggan meminta sertifikat. Apakah kami juga perlu pelatihan?
Tidak untuk memperoleh sertifikatnya, tetapi pelatihan yang berjalan paralel biasanya memperpendek prosesnya. Pabrik dengan auditor terlatih menemukan dan menutup celahnya sebelum penilaian, bukan sesudahnya.
Kami sudah bersertifikat. Apakah pelatihan masih berguna?
Inilah pembelian dengan hasil terbaik bagi pabrik bersertifikat. Setiap temuan auditor eksternal adalah temuan yang bisa diangkat orang Anda sendiri lebih awal, sesuai jadwal Anda, tanpa biaya eksternal.
Mana yang lebih murah, biaya sertifikasi GMP atau pelatihan?
Pelatihan, jauh lebih murah, dan itulah yang memperbaiki sistemnya alih-alih mendokumentasikannya. Sertifikasi menghasilkan bukti yang diminta pembeli, yang tidak bisa diberikan pelatihan.
Bisakah pelatihan menggantikan sertifikasi?
Tidak. Catatan pelatihan menyatakan kemampuan seorang individu. Pembeli yang meminta bukti tentang organisasi Anda menanyakan hal lain, dan hanya penilaian independen yang menjawabnya.
Bisakah sertifikasi menggantikan pelatihan?
Juga tidak. Sertifikat menyatakan bahwa sebuah sistem telah dinilai. Menjaganya tetap akurat di antara penilaian membutuhkan orang di dalam perusahaan yang mampu memeriksanya.
Berapa orang yang sebaiknya ikut pelatihan auditor internal GMP?
Tiga sampai lima dari fungsi berbeda untuk pabrik pada umumnya — cukup agar tidak ada yang mengaudit areanya sendiri dan program tetap berjalan bila seseorang keluar.
Apakah staf produksi boleh menjadi auditor?
Boleh, dan audit lintas fungsi biasanya lebih baik daripada hanya memakai staf mutu. Batasannya hanya independensi: mengaudit di luar tanggung jawab sendiri.
Adakah pelatihan untuk staf yang bukan auditor?
Pelatihan dasar mencakup apa saja persyaratannya dan mengapa ada, bagi orang yang bekerja di dalam sistem. Itulah yang membuat catatan dan jawaban mereka berguna.
Berapa lama sebelum penilaian sebaiknya kami berlatih?
Cukup jauh agar auditor Anda menjalankan setidaknya satu siklus audit internal lebih dulu. Berlatih seminggu sebelum penilaian eksternal menghasilkan sertifikat, bukan program.
Bagaimana bila kami hanya membutuhkannya untuk satu pelanggan?
Maka sertifikasi itulah yang mereka minta. Tetap ada gunanya melatih dua orang, karena sertifikatnya harus bertahan melewati pengawasan dan pelanggan cepat atau lambat akan menanyakan program audit internal Anda.
Bisakah keduanya berjalan bersamaan?
Bisa, dan itu lazim. Tetapkan ruang lingkup sertifikasi lebih dulu agar kerangkanya diketahui, lalu berlatih terhadap kerangka itu, bukan terhadap silabus umum.
Mana yang memberi hasil lebih cepat?
Pelatihan, dengan selisih cukup jauh — dapat diselesaikan dan mulai menghasilkan temuan dalam hitungan minggu. Sertifikasi mengikuti jadwal yang sebagian di luar kendali Anda, dan itulah alasan memulai percakapannya lebih awal ketika ada permintaan pelanggan.
Apakah pelatihan harus diadakan di pabrik?
Tidak. Pelatihan di lokasi cocok untuk satu kelompok yang memakai dokumen Anda sendiri, daring langsung menghapus perjalanan bagi orang yang tersebar, dan belajar mandiri menyesuaikan jadwal shift. Kebanyakan pabrik memakai lebih dari satu jalur.
Kami sudah memegang sertifikasi lain. Apakah jawabannya berubah?
Biasanya me
perpendek sisi sertifikasinya, karena pengendalian dokumen, tindakan perbaikan, dan tinjauan manajemen sudah ada. Sisi pelatihannya jarang berubah, sebab metode auditnya berlaku untuk semua skema yang Anda pegang.
